Estrategias efectivas para organizar eventos o reuniones para atraer nuevos miembros

• Motivo: Lo primero que se debe hacer es determinar el concepto de la reunión. Es decir, saber de qué se va a tratar o que temas planean tocar, de modo que se ahorre tiempo y se pueda aprovechar la reunión al máximo. También puedes determinar si es necesaria una reunión presencial, ya que la tecnología nos permite realizar videollamadas y conferencias a distancia.
• Alcance: Es importante tener en cuenta que, mientras menos participantes tenga una reunión, será más eficiente. Contando con un gran número de personas se complica el proceso de llegar a un acuerdo. También es recomendable que la reunión no sea demasiado larga, y para esto es necesario tener la temática determinada. Al no desviarse del objetivo, será más sencillo llegar a una solución a la problemática planteada.
• Fecha y locación: En base al número de participantes de la reunión, deberán decidir dónde se llevará a cabo la reunión. También deberán determinar el día y hora en la que se celebrará la misma.
• Invitaciones: Se debe avisar a cada uno de los miembros que deseas que asistan. Asegúrate de especificar el lugar y fecha, además de dejar en claro el motivo y los temas a tratar en la reunión.

• Mesa redonda: La discusión en mesa redonda permite que los participantes puedan presentarse de forma correcta. En el caso de Rotary, es fundamental que cada miembro del grupo conozca al resto de los participantes, ya que uno de los principales objetivos es crear vínculos entre los miembros. Los participantes deben esforzarse por dar una breve presentación, en la que engloben en líneas generales a qué se dedican.
• Elección de secretario: Independientemente del tamaño del club u organización, es de gran importancia contar con un secretario que elabore los informes en tiempo real a modo de borrador.
• Hoja de asistencia: Será necesario contar con una hoja de asistencia en caso de contar con personas que cumplirán con un rol determinado en la reunión.
• Resumen de informes anteriores: En caso de que no sea la primera reunión, resulta bastante conveniente que se tenga una lista en la que se especifiquen las decisiones tomadas en reuniones anteriores, de modo de que puedan refrescar cualquier cosa que haya pasado en estas.
• Resumen de la agenda: Es recomendable que, antes de abordar el tema principal, se haga una lectura de la orden del día para que los miembros del club sepan exactamente cómo participar en la reunión.
• Evitar la distensión: Para evitar tener un ambiente incómodo y tenso puede resultar útil servir café y entregar botellas de agua. Es importante que el tamaño del lugar sea el indicado en base a la cantidad de personas que van a participar. Cualquier pequeño detalle que elimine incomodidades en la reunión puede influir en la efectividad de la misma.
• Informe de decisiones: Elaborar un informe de decisiones permite resaltar las decisiones importantes tomadas en la reunión. Debe haber una persona a cargo de la implementación de cada acción, además de establecer el plazo de acción para cumplir con las decisiones tomadas en conjunto.
• Próxima reunión: En caso de ser necesaria una serie de reuniones, es necesario aprovechar la presencia de los miembros del club para acordar cuándo será la siguiente reunión, acordando una fecha a la conveniencia de todos, o por lo menos de la mayoría.

• Redacción del acta: Es recomendable redactar un acta de la reunión en caliente. En esta debe estar especificada la fecha, los participantes, los motivos por los cuales se llevó a cabo la reunión, la orden del día y el resumen de los puntos más importantes tocados en esta, así como las decisiones tomadas en el lugar.

En su defecto, se puede realizar un informe sencillo sobre las decisiones tomadas en la reunión. Estos resultan sumamente útiles para que las personas que no pudieron asistir a la reunión puedan ponerse al tanto de los puntos tratados en la misma y de las decisiones que fueron tomadas.

• Distribución del acta: Es necesario que el acta elaborada sea distribuida a todos los miembros del club. Es probable que algún miembro sugiera algunas correcciones luego de la elaboración de la misma, por lo que se establece un plazo de una semana para emitir el acta con todas las correcciones sugeridas, para distribuirla nuevamente a todos los participantes y miembros.