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10 Consejos para mejorar tus eventos virtuales
30 de enero de 2021
Ya sean seminarios, juntas informativas, o talleres, sigue estos consejos que te ayudarán a mejorar tus eventos virtuales de Rotary.
Debido a la pandemia por COVID-19, los
eventos virtuales
se han hecho mucho más frecuentes, por lo que debes estar preparado para esto y tomar en cuenta los siguientes consejos que te ayudarán a tener un evento exitoso.
Analiza las características de tu audiencia y sus hábitos de conexión.
Debes tomar en cuenta los hábitos que tengan las personas que asistirán a tu evento, necesitas entender sus horarios y cantidad de tiempo que permanecen conectados.
Si son estudiantes, debes conocer el horario escolar y programar tu evento a contra turno, donde no afecte sus clases. De igual forma con los trabajadores de una empresa, analiza su horario y costumbres al estar conectados.
Ferias, conferencias, capacitaciones, talleres, seminarios y lanzamientos, son eventos virtuales que tendrán que ser calendarizados con tiempo y difundidos hacia el público que quieres reunir.
Toma en cuenta si lo que quieres comunicar es adecuado para tu público, además de analizar si la fecha que has elegido es correcta e ideal para hablar sobre el tema.
Si son estudiantes, debes conocer el horario escolar y programar tu evento a contra turno, donde no afecte sus clases. De igual forma con los trabajadores de una empresa, analiza su horario y costumbres al estar conectados.
Ferias, conferencias, capacitaciones, talleres, seminarios y lanzamientos, son eventos virtuales que tendrán que ser calendarizados con tiempo y difundidos hacia el público que quieres reunir.
Toma en cuenta si lo que quieres comunicar es adecuado para tu público, además de analizar si la fecha que has elegido es correcta e ideal para hablar sobre el tema.
Crea una identidad visual
Debes crear tu propio logo y gama de colores que hagan que todos te puedan reconocer por todos los medios.
Crear un logo, un eslogan y un estilo propio, te harán tener tu propia identidad.
Elige la mejor plataforma
Investiga al público que quieres llegar y cómo, esto te ayudará a decidir qué plataforma o aplicación debes utilizar. Toma en cuenta la cantidad de personas que esperas que se conecten, el público al que te diriges, el tema del que hablarás.
Por ejemplo, si tu evento es público (un festival, comunicado o ventas de un producto)
puedes utilizar las redes sociales para transmitir lo que deseas
, pero si lo que planeas hacer es una junta de corporativo, lo ideal es hacer una videollamada más privada a través de alguna aplicación como Zoom, Meet, Teams, Virtway, Eventia o Walcon.
Diseña un sitio web o conecta tu evento con el que ya tienes.
Enlaza tu evento al sitio oficial de tu empresa, negocio, institución, club, o cualquier otro. No olvides guardar el enlace o grabación de tu evento en la plataforma en que lo vayas a realizar.
Usa tu sitio web para darle promoción a tu evento
, pero recuerda invitar a los usuarios a seguir tus redes sociales y suscribirse a tu sitio web.
Si aún no tienes un sitio web, debes hacerlo pronto
, es una forma muy práctica de comunicar y conseguir seguidores.
Realiza pruebas
Antes del evento, debiste haber escogido la plataforma o aplicación en la que harás tu evento virtual, haz pruebas de cómo funciona y cómo trabaja. Tendrás que analizar aspectos como la calidad del vídeo, el audio, la presentación que puedes hacer, fondos disponibles y demás detalles.
Si tienes pensado poner una presentación, debes cuidar muy bien hasta el mínimo detalle
, no puede haber mucho texto en las diapositivas, eso causará que los espectadores se aburran, usa imágenes, sonido, vídeos y otros elementos que atrapen la atención de tu público.
Ten un anfitrión
Actualmente es muy difícil mantener la atención de una persona, en especial porque al estar en un evento virtual pueden conectarse a otros sitios, ver vídeos o visitar sus redes sociales, por lo que es muy importante captar toda su atención y que sigan ahí todo el tiempo.
Para lograr este objetivo, es muy importante que tengas un anfitrión, y no necesariamente alguien que domine en su totalidad el tema que están trabajando,
lo esencial es que mantenga la atención de todos
. Debe tener energía, carisma y la capacidad de hacer que el público esté pendiente de lo que sucede.
Promueve la interacción
A pesar de que no están interactuando físicamente, debe haber una interacción virtual, pues
es importante para mantener la atención de los espectadores
. Se puede implementar una sesión de preguntas y respuestas, videos interactivos, un juego en línea, y otras actividades más.
Si tienes la oportunidad de usar un chat, por ejemplo, en Zoom, invita a tus participantes a que hablen por ese medio, hagan comentarios, preguntas, sugerencias, etc.
Pon en práctica la gamificación
La gamificación es una herramienta utilizada para implementar juegos con un fin educativo y profesional, y así
obtener resultados de lo que sería un aprendizaje previamente repasado
.
Algunas de las actividades que se pueden realizar son juegos de trivia, acertijos, encuestas, juegos de memoria, entre otros. Para motivar más a los participantes puedes implementar premios: si se trata de una clase escolar, pueden ofrecer puntos extras; en caso de ser un negocio, puedes ofrecer alguno de tus productos como premio. Descubre 8 herramientas de gamificación ideales para tus eventos virtuales.
Algunas de las actividades que se pueden realizar son juegos de trivia, acertijos, encuestas, juegos de memoria, entre otros. Para motivar más a los participantes puedes implementar premios: si se trata de una clase escolar, pueden ofrecer puntos extras; en caso de ser un negocio, puedes ofrecer alguno de tus productos como premio. Descubre 8 herramientas de gamificación ideales para tus eventos virtuales.
Realiza encuestas de satisfacción y analízalas
Toma en cuenta la satisfacción de tus espectadores en tu evento virtual. Pídeles que respondan una encuesta, ésta la debes diseñar sencilla y rápida, que no ocupe más de cinco minutos, con el fin de
que no sea un proceso tedioso, cansado y aburrido
.
Recuerda solicitarlo antes de despedirles, puedes enviar un link a través del chat de la aplicación, dejarlo en los comentarios de la transmisión o vídeo, incluso hacer algunas preguntas abiertas antes de terminar, como: ¿qué les pareció?, ¿qué fue lo que más les gustó? o ¿alguna sugerencia?
Incluye entretenimiento
Entretener a los participantes es algo muy importante, debes implementar dinámicas o tener un invitado que llame la atención de todos, puede ser un experto o una persona reconocida en el tema que estén tratando.
Para saber qué entretenimiento implementar, debes tener en cuenta el público que asistirá . Si son jóvenes, probablemente puedas tener como invitado un influencer; mientras que, si estás tratando con adultos, podría funcionar un profesional con experiencia laboral en el tema.
Esto tiene múltiples beneficios, creará mucho más interés en tu evento, romperás el hielo entre los participantes, podrás hacer que se fortalezcan los valores y relación entre los asistentes y exponentes.
Estas son algunas sugerencias que debes tomar en cuenta para que tu evento virtual sea mucho mejor de lo que te imaginas, son pequeños consejos que te harán crecer y ser recomendado. Te recomendamos seguir leyendo para descubrir qué necesita el sitio web de tu club rotario para llamar la atención.
Para saber qué entretenimiento implementar, debes tener en cuenta el público que asistirá . Si son jóvenes, probablemente puedas tener como invitado un influencer; mientras que, si estás tratando con adultos, podría funcionar un profesional con experiencia laboral en el tema.
Esto tiene múltiples beneficios, creará mucho más interés en tu evento, romperás el hielo entre los participantes, podrás hacer que se fortalezcan los valores y relación entre los asistentes y exponentes.
Estas son algunas sugerencias que debes tomar en cuenta para que tu evento virtual sea mucho mejor de lo que te imaginas, son pequeños consejos que te harán crecer y ser recomendado. Te recomendamos seguir leyendo para descubrir qué necesita el sitio web de tu club rotario para llamar la atención.
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